各培养单位、2023年12月授位临床医学在职研究生：

现将医学融合与实践中心2023年12月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后，方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。

一、归档内容

1.学位档案材料1份。

2.归档学位论文2本（线装本，不装订在档案卷中），论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上作者姓名。

注意：各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐后报送。

3.博士（2寸）、硕士（1寸）授位学生个人正面免冠彩色照片一张，学生背面写明学号姓名。

注意：各培养单位请将寸照按照博士硕士、学号大小进行排序，统一装入一个信封。

4.博士生论文答辩照片三张（5寸-7寸）：导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ与答辩委员会，ⅹⅹⅹ正在答辩）。无须光盘。博士三张纸质版照片装一个信封，信封写明学生学号、姓名与类型。

二、《研究生管理系统》中有关信息录入

学生领取学位档案后，登陆并完成“山东大学研究生管理信息系统”中学位档案相关信息录入：登陆“山东大学研究生管理信息系统”（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下：（形成时间为当时填写此材料的时间）。例：

注意以下几点：

1.页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

2.（1）形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；

（2）份数是指同一种类型的材料有几份；

（3）页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页，双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5，页数应该填5；

（4）论文页数填写论文总页数。

3.信息填写完毕后，点击提交按钮。

4.表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

三、打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

（一）档案材料的整理与立卷

1.打印卷内目录：

（1）学生在山东大学研究生信息管理系统中打印；

（2）第一页目录，只填写形成时间、页码；

（3）目录页不编页码；

（4）目录后的一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面的算2页；

2.文件组卷：

博士、硕士学位归档材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过200页；

3.排序：

博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

4.编码：

按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（1、2、3、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号，白纸不标，学位论文仅在封面右下角接学位档案的末页进行编号，论文里面不要编写号（例如学位档案最后一页为103页码，学位论文仅在封面右下角编写104，论文里面无需按照这个顺序编号）。编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正）；

5.材料特殊说明

同等学力硕士：

（1）卷内目录中的“资格审核简况表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请硕士学位资格审查表》，一式两份，另一份学生自行归档进入单位人事档案；

（2）卷内目录中的“所在单位推荐书”即入学资格审核产生的材料，在《同等学力人员申请硕士学位资格审查表》中的装订着，一式两份，另一份学生自行归档进入单位人事档案。（自2021级开始学校招生简章中入学材料中不再有“所在单位推荐书”）；

（3）卷内目录中的“拟答辩人员资格审查表”即答辩资格审核阶段产生的材料《在职研究生申请学位论文答辩资格初审情况表》。

（4）请在《备考表》之前额外加入两项材料：《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份；

在职专业学位硕士：

（5）卷内目录中的“山东大学在职人员申请临床医学硕士专业学位资格审核简况表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请硕士专业学位资格审查表》，一式两份，另一份学生自行归档进入单位人事档案。

（6）卷内目录中的“在职人员申请临床医学硕士专业学位单位推荐书”即入学资格审核产生的材料，在《同等学力人员申请硕士专业学位资格审查表》中装订着，一式两份，另一份学生自行归档进入单位人事档案。（自2021级开始学校招生简章中入学材料中不再有“所在单位推荐书”）；

（7）卷内目录中的“在职人员申请临床医学硕士专业学位拟答辩人员资格审查表”即答辩资格审核阶段产生的材料《在职研究生申请学位论文答辩资格初审情况表》；

（8）请在《备考表》之前额外加入三项材料：《专家推荐书》（答辩资格审核阶段产生的材料）两份为不同专家、《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份；

同等学力博士：

（9）卷内目录中的“申请博士学位资格审核表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请博士学位资格审查表》，一式两份，另一份学生自行归档进入单位人事档案；

（10）卷内目录中的“申请博士学位推荐书”即入学资格审核产生的材料，包括单位推荐书1+专家推荐书2，一共两套，另一套学生自行归档进入单位人事档案；

（11）卷内目录中的“学位课程考试试卷”即开题时产生的材料，开题考核的两门课程《专业课》、《专业外语》试卷；

（12）请在《备考表》之前额外加入四项材料：《成绩单》加盖研究生院公章的一份、《山东大学同等学力申请博士学位人员培养计划完成情况审核表》答辩资格审核阶段产生的材料一份、《博士研究生论文开题及工作计划书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份；

在职专业学位博士：

（13）卷内目录中的“临床医学博士专业学位成绩考核表”后须粘贴一份加盖研究生院公章的成绩单；

（14）卷内目录中的“临床医学博士专业学位论文评阅书”中须额外粘贴加入一份《博士自评表》自系统内下载导师审核签字，如有申诉的请加入《申请情况表》，如有复审的请加入《修改情况表》；

（15）请在《备考表》之前额外加入四项材料：《山东大学年在职临床医师申请博士专业学位资格审核表》一份、《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份、《脱产计划及执行书》一份。

6.填写卷内备考表：

请点击《备考表》下载；时间填好！此表按顺序附最后一页即可,不需编号。

7.填写卷皮：

（1）案卷题名：山东大学2023-2024第一学期毕业（本人姓名）博士/硕士学位申请书、学位论文等。

（2）归档单位：学生填写医学融合与实践中心。

（3）起止时间：卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。举例： 2018.11-2023.12。

（4）页号：学位论文封面右下角铅笔编的流水号。

（5）装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

（二）学位档案规格与质量要求

1.凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

2.归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

3.归档文件材料应统一规格。

4.归档学位论文必须是线装本（论文另附不用装订在卷中），论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上自己的名字。

（三）必须核查以下归档材料及内容（见下表）

序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印。
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列。
	3	标号是否正确。	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（1、2、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致。
	5	最后一页是否为备考表。博士备考表前一页是否是成绩单。
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生作者本人及其导师亲笔签名的正本。
	2	用笔及书写是否符合要求。	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3	归档论文是否为线装本。	1本
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学2023-2024第一学期毕业（本人姓名）博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：齐鲁医学院（第一临床学院、第二临床学院、医学融合与实践中心）选择对应二级学院填写。
	3	起止时间：卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。
	4	页号：论文首页右下角铅笔编的流水号。
装 订 部 分	1	除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好。
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好。	一般20页左右一个棱，归档封皮有轻微折棱痕，可根据归档实际厚度折折棱。