各培养单位及2020年6月授位在职研究生：

现将临床医学院2020年6月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后，方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。

一、《研究生管理系统》中有关信息录入：

     学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入：登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）

例：

注意以下几点：

（1）页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

（2） ①形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；

②份数是指同一种类型的材料有几份；

③页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页，双面若都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；

④论文页数填写论文总页数。

（3）信息填写完毕后，点击提交按钮。

（4）表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

二、打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

（一）归档材料报送内容及要求：

     1、学位档案材料1份，归档学位论文1本（线装本，论文须另附，不装订在档案卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

注意：各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐！

2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸，硕士1寸）。

3、博士生论文答辩照片三张（5寸或7寸）：导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ与答辩委员会，ⅹⅹⅹ正在答辩）。

（二）档案材料的整理与立卷：

1、打印卷内目录：

（1）在自己的研究生信息管理系统中打印；

（2）第一页目录，只填写形成时间、页码；

（3）目录页不编页码；

（4）目录后的一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面的算2页；

2、文件组卷：博士、硕士学位归档材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

     3、排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

4、编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、3、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接学位档案的末页进行编号，论文里面不要编写号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

5、成绩单归档：由于系统维护原因，博士研究生的卷内目录中没有成绩单一项，而档案馆归档要求：必须归档加盖研究生院的成绩单（一份）至学位档案中，将此成绩单放于备考表的前一页，须编流水号，请在卷内目录中将此成绩单页算进前一项材料中，进行计算页码。

     6、填写卷内备考表：请点击 备考表.doc下载；时间填好！此表按顺序附最后一页即可,不用编号。

7、填写卷皮：

    （1）案卷题名：山东大学2019-2020学年毕业 （本人姓名） 博士/硕士学位申请书、学位论文等。

    （2）归档单位：临床医学院。

    （3）起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2018.04-2020.06。

    （4）页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号 。

    （5）装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

（三）学位档案规格与质量要求：

       1、凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

       2、归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

       3、归档文件材料应统一规格。

       4、归档学位论文必须是线装本（论文另附不用装订在卷中）， 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

       5、照片归档具体规格如下：

    （1）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸、硕士1寸）；

    （2）博士生论文答辩照片三张分别为：导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照，要求学生：每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ正在答辩，ⅹⅹⅹ与答辩委员。博士生三张照片电子版刻光盘。每人纸质版照片和光盘，装一个信封，信封写明学生学号、姓名与类型。

 （四）必须核查以下归档材料及内容（见下表）

序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印。
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列。
	3	标号是否正确。	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致。
	5	最后一页是否为备考表。
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生及其导师亲笔签名的正本。
	2	用笔及书写是否符合要求。	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3	归档论文是否为线装本。	1本
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学 2019-2020学年毕业（本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：临床医学院。
	3	起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间。如 2018.04-2020.06。
	4	页号：论文首页右下角铅笔编的流水号。
装 订 部 分	1	除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好。
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好。	一般20页左右一个棱